Työnhakija-asiakkaiden tietosuojaseloste

Päivitetty 18.06.2021

1 Rekisterinpitäjä

Eezy Personnel Oy (jäljempänä ”Eezy Personnel”)
y-tunnus: 2215096-6
Åkerlundinkatu 11, 33100 Tampere
Puhelin: 0108 20 1800

Sähköposti: tietosuoja@eezy.fi

2 Tietosuojaselosteen kuvaus

Tässä yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016/EU) 13 ja 14 artiklojen mukaisessa tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten rekisterinpitäjä käsittelee työnhakija-asiakkaiden henkilötietoja.

3 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään esimerkiksi seuraavia henkilötietojen kategorioita:

• Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, syntymäaika, syntymäpaikka, osoite, puhelinnumero, sähköposti, kansalaisuus, sukupuoli sekä muut rekisteröidyn tunnistamisen kannalta tarpeelliset tiedot (esim. kopio henkilöllisyystodistuksesta))
• Rekisteröidyn ammattipätevyys ja osaamistiedot, (tutkinto- ja opiskelutiedot, ammattikortit, kielitaito, it-taidot, ajokorttitiedot, sekä muut erityistaidot tai osaaminen).
• Rekisteröidyn työhistoriaan liittyvät tiedot (työhistoria, suosittelijat)
• Rekisteröidyn työhakemusprosessiin liittyvät tiedot, (työnhaun alkamis- ja päättymisajankohta sekä tapa, työnhaun hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, kuten mahdolliset hakemuksista ja/tai haastattelusta laaditut muistiinpanot, henkilöarviointeihin liittyvät tiedot, jos arvioinnin tekeminen on tarpeellista työnhakijan hakeman työtehtävän kannalta, työnhakijan valokuva (työnhakijan oma kuva itsestä ja / tai rekisterinpitäjän työnhakijasta ottama kuva), työnhakijan käytettävyystiedot (muun muassa koko-/osa-aikaisuus, päivätyö, mahdollisuus aloittaa työskentely), mahdollisesti hankittavat henkilöluottotiedot lainsäädännön salliessa, työnhakijan toiveet työpaikkaan liittyen (muun muassa toimiala, sijainti, työtehtävät, työaika, palkkaus), mahdolliset työnhakuun/työhön liittyvät työnhakijan kiinnostuksen kohteet, mahdollinen nimimerkki rekisteröidyn verkkopalveluun (kuten keskustelufoorumille), harrastukset, julkaisut, sivutoimet ja luottamustehtävät.
• Hakijan lähettämä hakemus, CV ja muut liitteet.
• Rekisteröidyn edellä yksilöityjen henkilötietokategorioiden tietojen muutostiedot.

4 Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Työnhakijaa koskevat henkilötiedot kerätään ja päivitetään ensisijaisesti työnhakijalta itseltään sekä työnhakijan suostumuksella suorahakutoimeksiannoissa erilaisista palveluista, joita rekisteröity käyttää, mm. LinkedInista, CV-tietokannoista (esim. Monster, työvoimatoimisto). Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muualta, kuten rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, työnhakua tukevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä tai viranomaisilta (esim. asiakastieto).

Työnhakijan henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ilman rekisteröidyn suostumusta lainsäädännön sallimissa tilanteissa mm. yritysten nettisivuilta, numerotiedustelusivuilta (esim. Fonecta) tai muista julkisesti saatavilla olevista tietolähteistä.

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijan henkilötietoja rekrytointiprosessin ja siihen liittyvien asioiden hoitamiseksi. Työnhakija voi hakea avoimena oleviin työtehtäviin tai jättää avoimen hakemuksen. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin toimeksiannon toteuttaminen, työsopimuksen täytäntöön paneminen, työsopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen työnhakijan pyynnöstä tai muu asiallinen yhteys. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena voi olla myös rekrytointi- ja suorahakupalveluiden tarjoaminen, jolloin autamme yritysasiakkaitamme löytämään avoimiin tehtäviin sopivia henkilöitä, sekä autamme työnhakijoita löytämään profiiliinsa sopivaa työtä. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tällöin työnhakijan suostumus, sekä työnhakuprosessiin liittyvän sopimuksen täytäntöönpano.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän työnhakijaviestinnän toteuttamiseksi. Viestintää voidaan kohdistaa työnhakijoihin esimerkiksi sähköisesti, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tiedottaa työnhakijoita rekisterinpitäjän ajankohtaisista asioista sekä tarjota työnhakijoille työnhakuun, työelämään ja erilaisiin työtehtäviin liittyviä etuja ja tietoa sekä tiedottaa työnhakijoille rekisterinpitäjän tai Eezy-konsernin tarjoamista erilaisista työllistymistä tukevista tai työnhakijan osaamista vahvistavista palveluista.

Työnhakijalla on oikeus kieltäytyä työnhakijaviestinnän vastaanottamisesta klikkaamalla uutiskirjeessä olevaa linkkiä tai olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään.

6 Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Työnhakijan suostumuksella voidaan työnhaun kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sellaiselle työnantaja-asiakkaalle, jonka toimeksiantoon työnhakija on ehdolla. Lisäksi työnhakijan tietoja voidaan luovuttaa Eezy -konsernin yrityksille työllistämistä edistäviin tarkoituksiin.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisteröidyn yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun ja rekisterinpitäjän ohjeistamana. Rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä henkilötietoja omaan lukuunsa.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

7 Henkilötietojen suojaaminen

Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

8 Henkilötietojen säilytysaika

Työnhakijan henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin enintään kahden vuoden ajan rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Avoimia hakemuksia säilytetään kaksi vuotta hakemuksen
vastaanottamisesta.

Mikäli rekisteröity on hakenut julkisesti avointa ollutta tehtävää tai suorahaussa ollutta tehtävää, eikä ole työllistynyt, emme säilytä henkilötietoja muita avoimia- tai suorahakuja varten, ellei rekisteröity ole antanut siihen nimenomaista suostumustaan.

9 Työnhakijan oikeudet

Työnhakijalla on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:

• Työnhakijalla on oikeus pyytää rekisterinpitäjältä tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.
• Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti. Työnhakijan pyyntö poistaa henkilötiedot rekisterinpitäjän järjestelmästä kesken työnhakuprosessin tarkoittaa samalla työnhakuprosessin keskeyttämistä kyseisen työnhakijan kohdalla.
• Työnhakijalla on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
• Työnhakijalla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
• Työnhakijalla on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos työnhakija katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Työnhakija voi osoittaa pyynnöt yllä mainittujen oikeuksiensa käyttämisestä sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@eezy.fi.

10 Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä verkkosivuillaan osoitteessa www.eezypersonnel.fi. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee
työnhakijoita tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.