Henkilöarviointiopas

Parhaiten tehtäviinsä soveltuvien henkilöiden löytäminen on avain yrityksen menestymiseen. Tämän oppaan tarkoituksena on toimia yleispätevänä katsauksena henkilöarviointiin (soveltuvuusarviointi) osana rekrytointiprosessia. Arviointipalvelun ostamista harkitsevan yrityksen, julkisorganisaation tai järjestön on hyvä olla tietoinen tietyistä perusasioista ja ottaa ne huomioon riippumatta siitä, keneltä palvelun hankkii.

Halutessasi voit ladata oppaan visuaalisessa sekä helpommin luettavassa muodossa alta. Lähetämme oppaan sähköpostitse.

Lataa oppaan pdf versio

Johdatus henkilöarviointiin

Henkilöarvioinnissa tarkastellaan henkilön soveltuvuutta tiettyyn rooliin tai tehtävään. Tarkastelun pohjana ovat tehtävää varten määritellyt kriteerit, joiden tulee olla työtehtävän vaatimuksiin ja osaamiseen perustuvia sekä asiallisia. Kriteerien ja roolin vaatimustason välillä tulee vallita selvä yhteys.

Arvioinnissa pyritään objektiivisuuteen, jolloin se on puolueetonta, faktapohjaista ja olennaiseen keskittyvää.

Soveltuvuudessa kiinnitetään tässä yhteydessä erityistä huomiota henkilön toimintatyyliin työelämässä sekä hänen työmotivaatioonsa yleisesti ja kyseistä tehtävää ajatellen. Lisäksi arvioidaan kyvykkyyttä ja valmiuksia tehtävässä menestymiseen ja kehittymiseen. Toisin sanoen arvioinnin kohteena ei ole henkilön persoonallisuus, vaan hänen soveltuvuutensa kyseessä olevaan tehtävään.

Arvioinnissa tulisi tarkastella vain sellaisia tekijöitä, joilla on merkitystä työssä menestymiselle. Työnteon ja työtehtävän kannalta epärelevantteja henkilöominaisuuksia ei oteta huomioon.

Henkilöarvioinnilla selvitetään ehdokkaan vahvuuksia ja kehittämisalueita sekä sitä, kuinka häntä voitaisiin johtaa ja tukea roolissaan parhaalla mahdollisella tavalla. Arviointitulosten pohjalta pystytään analysoimaan, mitkä tekijät henkilön toimintatyylissä edesauttavat työssä menestymistä, mitkä aiheuttavat riskejä ja mitä voidaan kehittää valmennuksilla ja koulutuksilla.

Henkilöarvioinnilla voidaan selvittää myös henkilön kasvu- ja kehittymispotentiaalia sekä tulevaisuuden toiveita ja odotuksia. Arviointitulokset kertovat, miten henkilöä voidaan auttaa saavuttamaan täysi potentiaalinsa uudessa roolissa ja toimintaympäristössä. Kun tiedetään, mikä ihmistä motivoi, hänen sitouttamisensakin on helpompaa.

Keskeiset arvioitavat asiat ovat henkilön motivaatio, toimintatyyli työelämässä ja tarvittaessa myös tehtävän kannalta olennaiset kyvyt.

Henkilöarviointi on merkittävä osa rekrytointiprosessin kokonaisuutta, jolla varmistetaan, että kyseessä on oikeanlainen osaaja tehtävään. Suorahaun avulla voidaan löytää avoinna olevaan rooliin henkilö, joka kykenee suoriutumaan siitä organisaation haluamalla tavalla, sen mission ja vision mukaisesti. Oikeaan osuva valinta palvelee organisaation olemassaolon tarkoitusta ja tulevaisuuden tavoitteiden saavuttamista.

Soveltuvuuden arvioinnissa käytettävien menetelmien tulee olla tieteellisesti päteviä, standardisoituja ja valideja. Silloin menetelmät mittaavat luotettavasti niitä asioita, joita niiden pitääkin mitata.

Monimenetelmäinen henkilöarviointi tuottaa parhaan mahdollisen ennusteen siitä, kuinka henkilö toimii ja suoriutuu tehtävässä. Tehtävässä menestymisen kannalta olennaisia tekijöitä kyetään kartoittamaan huomattavasti laajemmin ja syvällisemmin kuin pelkän työhaastattelun kautta.

Kaikilla menetelmillä on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. Henkilöarvioijan on osattava valita menetelmät, joista muodostuva kokonaisuus vastaa parhaiten toimeksiannon kriteereihin. Yleistettäviä tulkintoja ei pidä koskaan tehdä kevyiden nettitestien tai ainoastaan yhden arviointimenetelmän perusteella.

Henkilöarvioinnin hyödyt liiketoiminnassa

Henkilöarviointia kannattaa hyödyntää kaikenkokoisissa ja -tyyppisissä yrityksissä ja organisaatioissa. Arvioinnin laajuus ja perusteellisuus vaihtelevat tehtävän ja tarpeen mukaan.

Arviointia voidaan käyttää kaikenlaisissa rekrytoinneissa ylimmästä johdosta suorittavan asiantuntijatason tehtäviin.

Onnistuneilla henkilövalinnoilla on suuri merkitys organisaation toiminnan ja menestymisen kannalta, koska ihmiset tekevät yrityksen. On tärkeää löytää oikeanlaiset osaajat oikeille paikoille. Henkilöarviointi helpottaa tehtävässä tarvitun osaamisen tunnistamista auttaen pitämään huomion olennaisissa asioissa.

Laadukas henkilöarviointi suojaa yritystä virherekrytoinneilta, jotka voivat koitua kalliiksi ja aiheuttaa organisaatiolle huomattavia kustannuksia. Arviointi tuottaa olennaista tietoa onnistuneen valinnan tueksi. Potentiaaliset johtajat ja avainhenkilöt tunnistetaan oikeita kriteerejä ja menetelmiä käyttämällä.

Nykyaikainen henkilöarviointi ei ole monimutkainen eikä liian paljon aikaa vievä operaatio. Päin vastoin, se on suhteellisen nopea ja joustava prosessi, joka ei kuormita kohtuuttomasti sen paremmin arvioinnin tilaajaa kuin arvioitavaa ehdokastakaan. Arviointi toteutetaan suunnitelmallisena kokonaisuutena alusta loppuun, asiallisesti ja olennaisiin asioihin paneutuen.

Huomautettakoon, että arvioitava henkilö ei ole passiivinen toimija. Henkilöarvioinnissa on kyse kahdensuuntaisesta vuorovaikutusprosessista.

Parhaimmillaan henkilöarviointi tukee hyvää työnantajamielikuvaa ja myös ehdokasta itseään; hän saa pohtia omaa motivaatiotaan tehtävää kohtaan välttyen väärältä urasiirtymältä. Asiallinen ja arvostava arviointi tuottaa positiivisen hakijakokemuksen myös niille henkilöille, jotka eivät tule valituiksi työtehtävään. Lisäksi arviointiin osallistuvat ehdokkaat saavat työuransa kannalta tärkeää palautetta omasta toimintatyylistään ja vahvuuksistaan.

Arviointiprosessi tukee tehtävään valittua henkilöä työroolin haltuunotossa sekä hänen perehdyttämistään ja johtamistaan. Arviointituloksia voidaan hyödyntää myös kehityskeskusteluissa.

Joskus voi olla hyödyllistä kartoittaa organisaation palveluksessa jo olevien työntekijöiden potentiaalia ja kompetenssia. Näin voidaan selvittää, mitä muuta annettavaa heillä olisi organisaation ja miten heidän kehittymistään voitaisiin tukea sekä organisaation menestys että yksilön hyvinvointi huomioiden.

Henkilöarvioinnin menetelmin on mahdollista edesauttaa laajasti organisaation strategista kehitystä ja toimintakulttuuria. Arviointia voidaan käyttää henkilöstön kehittämisessä, johtamisessa ja muutostilanteissa.

Erityyppiset henkilöarvioinnit

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä vaatii työnantajaa varmistamaan, että henkilö- ja soveltuvuusarvioinneissa käytetään luotettavia testausmenetelmiä. Arvioijien tulee olla asiantuntevia ja testauksella saatavien tietojen virheettömiä.

Tästä syystä henkilöarvioinnin tilaajan täytyy tietää, kuka arvioinnin tekee ja miten.

Karkeasti ottaen tarjolla on kahdentyyppistä henkilöarviointia: psykologista henkilöarviointia ja kompetenssipohjaista henkilöarviointia.

Kompetenssipohjainen arviointi kohdistuu tietoihin, taitoihin ja osaamisalueisiin. Psykologinen henkilöarviointi tuo mukaan psykologisen aspektin sekä vain psykologien ammattikäyttöön tarkoitetut testit, joita käytetään osana monimenetelmäistä arviointiprosessia.

Psykologista henkilöarviointia tekevät koulutetut ja laillistetut psykologit. Kompetenssipohjaisille arvioijille ei ole laista tulevia, täsmällisiä ammatillisia vaatimuksia.

Psykologit ovat terveydenhuollon ammattihenkilöitä, jotka ovat suorittaneet psykologian maisterin tutkinnon. Ammatinharjoittamisoikeuden psykologille myöntää anomuksesta Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira.

Henkilöarvioinnin tekijä voi osoittaa osaamisensa henkilöarvioinnin sertifikaatilla, jonka Suomen Psykologiliiton Henkilöarvioinnin sertifiointilautakunta myöntää viideksi vuodeksi kerrallaan. Sertifiointi todistaa haltijansa pätevyyden henkilöarviointiin. Sertifikaatin voivat saada sekä psykologit että ei-psykologit.

Suomen Psykologiliitto on vastannut tarpeeseen kehittää arvioinnin sertifiointijärjestelmä. Ohjeistus työelämän henkilöarvioinnin hyviksi käytännöiksi määrittelee henkilöarvioinnin seuraavasti: arvioinnissa tarkastellaan henkilön työkäyttäytymistä sekä soveltuvuutta tiettyyn työtehtävään ja työympäristöön.

Psykologit ovat jo koulutuksensa puolesta perehtyneet ihmisen persoonallisuuteen ja sen arvioimiseen. Heillä on ymmärrystä persoonallisuusteorioista ja testitulosten analysointiin tarvittavasta tilastomatematiikasta sekä siitä, miten persoonallisuustestejä voi ylipäätään henkilöarviointikäytössä hyödyntää.

Työelämän henkilöarvioinnin hyvät käytännöt omaksunut psykologi on harjaantunut työpersoonallisuuden toimintatyylin työelämässä tutkimiseen ja siihen soveltuvien, tutkittujen arviointimenetelmien käyttämiseen. Psykologilla on edellytykset suhtautua kriittisesti myös itseensä arvioijana. Itsekriittisyyttä tarvitaan, jottei eksyttäisi henkilöarvioinnin inhimillisille harhapoluille.

Sertifioitu psykologi on sitoutunut sekä ammattikuntansa eettiseen normistoon että hyvän henkilöarvioinnin menettelyyn. Hänen ohjenuoranaan on silloin objektiivisuus eli puolueettomuus ja asiallisuus, olennaisissa faktoissa pitäytyminen. Sertifiointilautakunta voi tarvittaessa puuttua sertifioimansa arvioijan toimintatapoihin ja valvoa niitä.

Henkilöarvioinnin prosessi

Työelämän henkilöarviointiprosessi voidaan jakaa viiteen päävaiheeseen, jotka ovat: kriteerien asettaminen, tutkimusmenetelmien valinta, testit ja haastattelu, tulosten analysointi ja niiden raportoiminen kaikille osapuolille.

Aluksi arvioinnin tilaaja ja arvioinnin toteuttaja määrittävät yhdessä kriteerit, jotka tehtävään valittavan henkilön tulisi täyttää. Kriteerit kuvaavat mahdollisimman tarkasti, millaista toimintatyyliä ja millaisia kykyjä tehtävässä menestymiseen vaaditaan. Huolellisesti laaditut kriteerit ohjaavat arvioinnin alusta asti oikeille raiteille, olennaisten kysymysten äärelle. Niiden avulla voidaan tunnistaa henkilö, jolla on oikeasti organisaation tarvitsemaa osaamista. Arviointimenetelmät valitaan kriteerien pohjalta. Mietitään, mitä pitää selvittää, ja valitaan työkalut sen mukaan. Menetelmien pitää olla ajanmukaisia ja päivitettyjä, luotettavia ja päteviä. On varmistuttava siitä, että käyttöön valittavat menetelmät mittaavat oikeita asioita.

Luotettavat persoonallisuuden arviointimenetelmät ovat tieteellisiin teorioihin perustuvia, oikeaan viiteryhmään normitettuja ja laajasti hyväksyttyjä. Henkilön toimintatyyliä ja tehtävässä menestymistä ei voida ennustaa luotettavasti vain yhden arviointimenetelmän perusteella, jonka takia arvioinnin tulisikin olla monimenetelmäistä.

Henkilön toimintatyyliä ja menestymistä tehtävässä ei voida ennustaa luotettavasti vain yhden arviointimenetelmän perusteella. Henkilöarvioinnin tulisikin olla monimenetelmäistä. Käytettävien menetelmien on hyvä olla keskenään riittävän erityyppisiä, mutta toisiaan täydentäviä. Vasta samansuuntaiset testitulokset antavat oikeuden lausua ihmisen toimintatyylistä työelämässä. Testeillä ja tehtävillä selvitetään henkilön työelämän toimintatyyliä, motivaatiota, tehtäväkohtaisia erityisvalmiuksia (esimerkiksi johtaminen tai myyntivalmiudet) ja ongelmanratkaisun valmiuksia. Psykologiseen henkilöarviointiin sisältyy aina psykologinen haastattelu. Testitulosten ja haastattelun tulkitsemisessa on tärkeää esittää tulokset siten, että ne ottavat selkeästi kantaa arviointiprosessin alussa asetettuihin kriteereihin. Tilaajan kuuluu saada huolellisesti laadittu ja ymmärrettävä arviointiraportti, joka sisältää selkeän ja perustellun kannanoton henkilön soveltuvuudesta tehtävään.

On suositeltavaa, että arvioinnin tekijä ja tilaaja käyvät tulokset ja johtopäätökset yhdessä läpi. Myös arvioiduilla henkilöillä on oikeus saada tietää, mitä heistä on lausuttu. Psykologiliiton ohjeistuksessa hyviksi arviointikäytännöiksi todetaan, että soveltuvuuden arvioinnissa liikutaan todennäköisyyksien, ei absoluuttisten totuuksien, alueella. Siksi ehdottomien lausumien esittäminen ei ole suositeltavaa. Tehtävässä menestyminen riippuu myös työympäristöön liittyvistä tekijöistä. Oikeanlainenkin osaaja voi epäonnistua organisaatiosta aiheutuvien esteiden vuoksi.

Kaikille elämänalueille työntyvä tekoäly tulee jossain vaiheessa varmuudella myös henkilöarviointiin. Vielä ei kuitenkaan ole käytettävissä tekoälypohjaisia menetelmiä, joilla ihmisen työelämän toimintatyyliä olisi mahdollista arvioida objektiivisesti. Arvioinnin tekijän on aina kyettävä perustelemaan tilaajalle, miksi ihmistä analysoidaan tietyllä tavalla. Tekoäly toimii niillä tiedoilla, joilla se on opetettu. Lopputulos on syötettyjen lähtöoletusten mukainen.

Oikean henkilöarviointikumppanin valinta

Henkilöarviointikumppani kannattaa valita harkiten. Toimijoita on runsaasti, ja tarjottavan palvelun taso, laajuus, menetelmät ja kustannukset voivat vaihdella.

Yrityksen on suositeltavaa käyttää valintaperusteina omia tarpeitaan, arvojaan ja odotuksiaan. Jos esimerkiksi sosiaalista vastuullisuutta halutaan painottaa rekrytointiprosessissa, asettaa se omat vaatimuksensa kumppanin valinnalle.

Arvioinnin tulee kohdistua nimenomaan ja vain sellaisiin tekijöihin, joilla on merkitystä tehtävässä menestymisen kannalta.

Psykologin koulutuksen tai hyvän henkilöarvioinnin sertifikaatin puuttuminen ei automaattisesti tarkoita, etteikö arvioija osaisi tehdä henkilöarviointia. Haaste on vain siinä, kuinka arvioinnin tilaaja pystyy varmistamaan sen pätevyyden lain vaatimalla tavalla.

Henkilöarvioinnista kiinnostuneen organisaation on syytä kysyä arviointipalvelun tarjoajalta, kuka arvioinnin käytännössä tekee ja millä menetelmillä. Tekeekö arviointiyritys arvioinnit itse omien työntekijöidensä voimin, vai teetetäänkö ne alihankintana? Kuka vastaa arvioijien jatkuvasta koulutuksesta ja perehdyttämisestä uusimpiin arviointimenetelmiin?

Tärkeitä ovat myös kysymykset siitä, mihin teorioihin käytettävät menetelmät pohjautuvat, ja miten tietoinen palveluntarjoaja ylipäänsä on työelämän toimintatyylin arviointiin liittyvästä tematiikasta. Kuinka testitulokset analysoidaan?

Hyvät referenssit herättävät luottamusta ja kertovat siitä, että palveluntarjoaja on tehnyt asianmukaisia arviointeja onnistuneesti aikaisemminkin.

Henkilöarvioinnin lakisääteiset ja eettiset näkökohdat

Työelämän henkilöarvioinnissa tulee noudattaa lakia, ammattietiikkaa ja yleisesti hyviksi todettuja käytäntöjä.

Edellä luvussa ”Erityyppiset henkilöarvioinnit” viitattiin jo kahteen keskeiseen normistoon: lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) sekä Psykologiliiton laatimaan ohjeistukseen vuodelta 2019.

Lain 13 pykälässä todetaan, että työntekijän (tai työnhakijan) arviointiin työtehtävien hoidon edellytysten selvittämiseksi vaaditaan hänen suostumuksensa. Työnantajan on puolestaan varmistuttava testausmenetelmien luotettavuudesta, testaajien pätevyydestä ja testauksella saatavien tietojen virheettömyydestä.

Arvioidun henkilön on saatava halutessaan maksutta hänestä tehty kirjallinen arviolausunto. Jos arvioija on antanut lausunnon työnantajalle suullisesti, tulee arvioidun silloinkin saada selvitys lausunnon sisällöstä.

Lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä sisältyy tarpeellisuusvaatimus henkilötietojen käsittelyn yleisenä edellytyksenä: työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella.

Toinen keskeinen säännös on vuonna 2018 voimaan tullut EU:n yleinen tietosuoja-asetus, joka näyttäytyy usein kirjainlyhenteenä GDPR (General Data Protection Regulation). Sillä on pyritty yhtenäistämään henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä kaikissa EU-maissa.

Yleisessä tietosuoja-asetuksessa annetaan yrityksille ja organisaatioille tarkat vaatimukset henkilötietojen keräämisestä, säilytyksestä ja hallinnoinnista. Henkilötietoja on käsiteltävä luottamuksellisesti ja turvallisesti. Niitä saa kerätä vain tarpeellisen määrän tiettyä, laillista tarkoitusta varten.

Tiedot on säilytettävä muodossa, jossa henkilö on tunnistettavissa ainoastaan tietojenkäsittelyn tarkoituksen vaatiman ajan.

Henkilöarvioinnin tilaajan tulee varmistua siitä, että arviointiyritys noudattaa GDPR:ää ja tuntee esimerkiksi salassapitoon ja vaitioloon liittyvät velvollisuudet. Palveluntarjoaja ei saa tinkiä tietosuojasta eikä yksityisyydensuojasta missään prosessin vaiheessa.

Arviointiyrityksen tietojärjestelmien ja toimintamallien tulee vastata tietosuoja-asetuksen vaatimuksia, joita voidaan tukea tietosuojaa kunnioittavalla yrityskulttuurilla ja työntekijöiden asenteilla.

Henkilöarvioinnissa on Suomessa otettava huomioon myös tietosuojalaki (1050/2018), jota sovelletaan rinnakkain EU:n tietosuoja-asetuksen kanssa.

Kun arviointia tehdään hyvän henkilöarvioinnin ohjeiden mukaisesti, arvioitavia kohdellaan yhdenmukaisesti, tasapuolisesti ja tasa-arvoisesti. Eettisesti kestävä arviointi ja tiedonkeruu kohdentuvat vain asiallisiin, työssä suoriutumisen kannalta olennaisiin tekijöihin.

Esimerkiksi henkilön ikä, uskonto, etninen tausta ja sukupuolinen suuntautuneisuus ovat epäolennaisia ja sivuutettavia asioita toimintatyyliään työelämässä arvioitaessa. Ainoastaan oikeanlaisella osaamisella on merkitystä.

Mikäli arvioinnin jossain vaiheessa käytetään tekoälyyn pohjautuvaa järjestelmää tai automatisointia, pitää tilaajan saada tietää, millaisten lähtöoletusten ja -arvojen varassa järjestelmä päätelmänsä tekee. Tekoäly ei ole automaattisesti tasapuolinen, vaikka niin saattaa joskus kuulla väitettävän.

Yhteenveto

Kuten jo tämän oppaan alkusanoissa todettiin, yrityksen menestykselle on olennaista saada oikeat ihmiset oikeille paikoille. Osaamisen, kyvykkyyden ja toimintatyylin tarkasteluun keskittyvä arviointi edesauttaa onnistuneiden henkilövalintojen tekemistä.

Ammattitaitoinen, vastuullinen henkilöarviointi tuottaa arvokasta tietoa organisaation ja organisaatioiden henkilöratkaisujen tueksi. Arvioinnin avulla pystytään kartoittamaan osaajien valmiuksia ja vahvuuksia, kehittymisalueita ja potentiaalia.

Monimenetelmäinen, yleisesti hyväksyttyihin teorioihin ja validoituihin menetelmiin perustuva henkilöarviointi on luotettavin tapa ennustaa henkilön työssä menestymistä.

Henkilöarviointia kannattaa ajatella laaja-alaisesti yrityskulttuurin ja organisaation kehittämisen sekä sen tulevaisuuden ja kasvupotentiaalin näkökulmista. On hyödyllistä asettua myös arvioitavan henkilön asemaan: millaisessa roolissa hän viihtyisi parhaiten, mitä yritys voisi tehdä luodakseen työntekijälle tai johtajalle kasvupolun, jota hän itsekin arvostaa ja jonka kokee merkitykselliseksi.

Hyvien tekijöiden sitoutumista organisaatioon on mahdollista vahvistaa ottamalla huomioon heidän tilanteensa, motivaatiotekijänsä ja tahtotilansa.

Henkilöarviointipalvelua ostavan yrityksen kannattaa selvittää huolellisesti, kuka arvioinnin käytännössä tekee ja millaisilla menetelmillä. Hyvän työnantajamielikuvan ylläpitämiseksi arvioitavien tulee kokea, että heitä kohdellaan oikein.